Actos y condiciones inseguras de contratistas: cómo registrarlos
Un acto o una condición insegura de la gente de un contratista se registra en el momento, con qué se vio, dónde, cuándo y quién lo vio, se le comunica al contratista con un plazo para corregirlo y se vuelve a mirar para confirmar que se corrigió. Sin esos tres pasos, el reporte queda en una libreta y el mismo problema aparece la semana siguiente.
¿Qué diferencia hay entre un acto inseguro y una condición insegura?
Un acto inseguro es algo que una persona hace: trabajar en altura sin enganchar el arnés, sacar una protección de una máquina, fumar en una zona prohibida. Una condición insegura es algo que está en el lugar: un andamio sin baranda, un cable pelado, un pasillo bloqueado con materiales.
La distinción sirve para saber a quién se le pide la corrección y qué tipo de corrección. Un acto se corrige con la persona y su supervisor; una condición, arreglando el lugar. Muchas veces van juntos: la persona que no se engancha porque no hay dónde engancharse.
Ninguno de los dos es un accidente, y ahí está su valor: muestran el problema antes de que alguien se lastime. Si ya hubo lesión o daño, se investiga como incidente. Ver: investigación de incidentes de contratistas.
¿Qué datos debe tener un reporte?
Qué se vio, descrito de forma que otra persona lo entienda; dónde y cuándo; de qué contratista era la gente o el lugar; quién lo vio; qué se hizo en el momento; y qué se le pide al contratista, con un plazo. Una foto ayuda más que un párrafo.
| Dato | Por qué importa |
|---|---|
| Qué se vio | "Condición insegura" no dice nada; "andamio sin rodapié en el sector de calderas", sí |
| Lugar, fecha y hora | Permite volver a mirar y cruzarlo con los permisos de ese día |
| Contratista | Sin firma, el reporte no tiene a quién pedirle la corrección |
| Quién lo vio | Para preguntar después y para que el reporte no sea anónimo |
| Acción inmediata | Si se detuvo la tarea, se corrigió en el momento o quedó pendiente |
| Corrección pedida y plazo | Lo que se va a verificar después |
Conviene registrar el hecho, no a la persona. El objetivo es corregir el trabajo; si el reporte se vuelve una lista de culpables, la gente del contratista aprende a esconderse cuando pasa alguien de Seguridad e Higiene.
¿Quién puede reportar?
Cualquiera que vea el problema: Seguridad e Higiene, los supervisores del área, la gente de mantenimiento de su empresa y la propia gente del contratista. Si reportar exige un usuario y una computadora, solo reporta Seguridad e Higiene.
Las observaciones que hace el propio contratista sobre su trabajo valen tanto como las de su empresa. Un contratista que reporta lo que ve es un contratista que mira su trabajo; vale la pena decirlo en la charla de cinco minutos y no castigar al que avisa.
¿Cómo se le comunica al contratista?
En el momento, al supervisor del contratista en el lugar, si el problema es grave o se puede corregir enseguida. Y por escrito después, al responsable del contratista, con el reporte, la corrección pedida y el plazo. Lo que solo se dijo de palabra no se puede seguir.
- Peligro inmediato: se detiene la tarea hasta que se corrige. No se espera al reporte.
- Corrección en el día: se avisa al supervisor y se verifica antes de que termine el turno.
- Corrección con plazo: se envía por escrito al responsable del contratista, con la fecha en que se va a volver a mirar.
Si el contratista no corrige o el problema se repite, deja de ser una observación y pasa a ser un incumplimiento. Ver: qué hacer cuando un contratista no cumple.
¿Cómo se hace el seguimiento?
Volviendo a mirar. Cada reporte queda abierto hasta que alguien verifica en el lugar que se corrigió, y esa verificación se registra con su fecha y su nombre. Una vez por mes, conviene revisar los reportes por contratista, por tipo de problema y por sector, para ver qué se repite.
Lo que se repite indica algo que la corrección puntual no resuelve: una persona que necesita capacitación, una tarea que necesita un permiso de trabajo, un sector donde falta un punto de anclaje. Esos datos también sirven al evaluar el desempeño del contratista o al decidir si se le renueva el contrato.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Reportar sin describir, no decir de qué contratista era la gente, avisar solo de palabra, no fijar un plazo, no volver a mirar y no revisar nunca qué se repite. Y el más caro: que nadie de la gente del contratista reporte, porque reportar trae problemas.
- Cerrar el reporte cuando el contratista contesta "corregido", sin ir a ver.
- Tener los reportes en papel, en la oficina de Seguridad e Higiene, donde nadie los cruza.
- Reportar siempre a la misma cuadrilla y nunca preguntar por qué.
¿Cómo se registran las observaciones en Auditans?
En Auditans una observación se registra con una lista de control que su empresa define. Quien ve el problema escanea un código QR con el teléfono y la completa sin iniciar sesión, y cada observación queda con su fecha y con el nombre de quien la hizo. La verificación de la corrección es otra inspección, con su propia fecha.
- La lista de inspecciones marca las que tuvieron no conformidades.
- Si una observación muestra que alguien trabaja sin la capacitación que su tarea pide, se puede revocar la aprobación de ese requisito; si es obligatorio para ingresar, la portería ve a la persona como no habilitada hasta que el contratista presente uno nuevo.
- Una capacitación puede ser un requisito que exige aprobarla antes de entrar, y cada persona rinde la suya.